wtorek, 2 lipca 2013

o czym pamiętać organizując imprezę outside :)


Maj...Czerwiec...jedne z piękniejszych miesięcy – wszystko kwitnie.. rzepak, bez, drzewo pigwy.. gapimy się na zieleń łapczywie.. chętnie spędzamy na zewnątrz wolny czas..                                                                                                  

Maj rozpoczyna okres imprez plenerowych.. rozpalania ognisk, barbecue. 

Opowiem Wam o czym pamiętać przygotowując imprezę na świeżym powietrzu. Będzie to tylko zarys. Każdy z punktów rozbuduję w trakcie pozostałych postów.
Oczywiście nasz plan organizacyjny jest sporządzany mając na uwadze 2 podstawowe czynniki:
- charakter imprezy
- liczba uczestników
Jeśli wiemy dla kogo i w jakim celu przygotowujemy imprezę określenie następnych punktów organizacji eventu to już czysta przyjemność…
… choć najpierw trzeba przebrnąć przez budżet, czyli obliczyć koszty imprezy. Najlepiej wyznaczyć koszt przypadający na 1 osobę. Korzystając z usług firm zewnętrznych pamiętajmy, aby negocjować ceny, w tej sytuacji dobrze jest korzystać z pomocy osób zajmujących się organizacją eventów na co dzień – mają już przetarte szlaki w tym zakresie.
- data – wyznaczenie terminu eventu wbrew pozorom nie jest trudne, najlepiej wybrać dzień wolny od pracy np. sobotę. Jeżeli nie jest to możliwe – tak naprawdę każdy dzień jest dobry, by się bawić! Jednak ważne wówczas jest wczesne poinformowanie gości o dacie imprezy i podkreślenie, że jest to tzw. dzień roboczy;
- miejsce – dostosujemy je do liczby gości oraz charakteru imprezy, zastanówmy się też nad atrakcjami czy też innymi dodatkowymi elementami, jak np. toalety, aby na wszystko starczyło miejsca;
- impreza będzie dobrze wspominana, gdy zadbamy o pyszne jedzenie - najlepsza jest różnorodność i jakość – na bogato nie będzie oznaczało – dużo. Ma być pysznie. To samo dotyczy napojów – muszą być ciepłe i zimne;
- myśląc o miejscu na imprezę „pod chmurką” pamiętajmy, że musimy mieć zapewnioną przestrzeń –schronienie w razie niepogody. Będzie to albo budynek znajdujący się obok, może osłonięty taras albo namiot. Namioty to bardzo fajne rozwiązanie, aktualnie można je wypożyczać nie narażając się na zbyt duże koszty.
- dobór siedzisk, stołów czy ław także będzie uzależniony od liczby uczestników oraz charakteru imprezy;
- ważnym elementem, który ubogaci nasz event są dekoracje, w tym odpowiednie oświetlenie, które zadba o nastrój;
- w miejscu, w którym przygotowujemy imprezę musimy mieć prąd o określonej mocy, jeśli korzystamy z usług firm cateringowych, dj-a, jeżeli stawiamy atrakcje tzw. dmuchańce należy dowiedzieć się wcześniej czy mamy na to odpowiednie warunki;
- kolejnym czynnikiem, który wpływa na dobry nastrój jest oczywiście muzyka, także dobierzemy ją znając charakter imprezy; pomyślmy też o wyznaczeniu miejsca do tańczenia np. przygotowując podest;
- naszym gościom musimy zapewnić także dostęp do toalet, jeśli gości jest dość sporo, nie ma możliwości skorzystania z toalet w pobliskim budynku można zamówić toalety przenośne; innymi elementami, nad którymi musimy się zastanowić to ewentualny transport czy hotel dla gości;
- w zależności od budżetu i własnej wyobraźni możemy zastanowić się nad atrakcjami dla uczestników, popularne i niedrogie za to niezwykle efektowne puszczanie wznoszących się lampionów jest dobrym przykładem urozmaicenia wieczoru gościom naszej imprezy
W każdej sytuacji myślmy o bezpieczeństwie uczestników eventu oraz mienia, na którym impreza się odbywa.


Brak komentarzy:

Prześlij komentarz